Klachtenregeling Integriteitscommissie Rijk

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

1. Iedereen kan bij de Integriteitscommissie Rijk (hierna: IC Rijk) een klacht indienen over de manier waarop de IC Rijk zich tegen hem of haar heeft gedragen bij de behandeling van een melding over een integriteitsschending, misstand of benadeling.
2. Het gedrag van mensen die werken onder de verantwoordelijkheid of in opdracht van de IC Rijk, wordt gezien als een gedraging van de IC Rijk.
3. De klager en degene over wiens gedrag de klacht gaat, kunnen zich in een klachtprocedure laten bijstaan door een derde persoon of zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen. Als één van de bij een klacht betrokken mensen zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde, vraagt de IC Rijk een schriftelijke bevestiging van deze machtiging.
4. Onder een klacht wordt in elk geval niet verstaan:
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de IC Rijk heeft genomen bij het in behandeling nemen van een melding over een integriteitsschendig, misstand, of benadeling;
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de IC Rijk heeft genomen over de vraag of er aanleiding is voor een nader onderzoek naar een melding over een integriteitsschendig, misstand, of benadeling;
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de IC Rijk neemt bij de uitvoering van een onderzoek;
   – een verwijt of een bezwaar over een advies dat de IC Rijk uitbrengt naar aanleiding van een melding;
   – een verwijt of een bezwaar over een oordeel dat de IC Rijk velt over een gedane melding.

Artikel 2

De IC Rijk zorgt voor een behoorlijke behandeling van klachten over zijn gedragingen.

Hoofdstuk 2 De behandeling van klachten

Artikel 3

1. Klachten kunnen alleen schriftelijk en in de Nederlandse taal worden ingediend bij de secretaris van de IC Rijk.
2. Een klacht bestaat ten minste uit:
   – de naam van de klager en het mail- of postadres waarop klager bereikbaar is en eventueel de naam en contactgegevens van de raadsman/gemachtigde;
   – de datum waarop de klacht wordt ingediend;
   – een aanduiding van degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;
   – de datum waarop de gedraging heeft plaatsgevonden;
   – een concrete en zakelijke omschrijving van de gedraging waar de klacht over gaat.
3. Een klacht wordt gestuurd naar:

   Integriteitscommissie Rijk
   a.v. de secretaris
   Postbus 556
   2501 CN Den Haag

   óf

   per e-mail aan: secretaris@integriteitscommissierijk.nl

4. Als een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging van of namens de IC Rijk tegen de klager en de klacht voldoet aan de eisen zoals beschreven in het eerste en het tweede lid, zijn de artikelen 4 tot en met 12 van toepassing.
5. Klachten die niet voldoen aan de eisen zoals gesteld in het eerste en het tweede lid van dit artikel worden teruggestuurd aan klager waarbij klager wordt gemeld dat de klacht – onder vermelding van de ontbrekende informatie – vooralsnog niet in behandeling wordt genomen. De klager wordt daarbij in de gelegenheid gesteld om zijn verzuim binnen twee weken na dagtekening van de brief te herstellen.

Artikel 4

1. Zodra de IC Rijk naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk. Het is aan klager zelf om te beoordelen of hij tevreden is.
2. Het naar tevredenheid van de klager tegemoetkomen aan een klacht wordt schriftelijk bevestigd door de IC Rijk.

Artikel 5

1. De secretaris van de IC Rijk bevestigt de ontvangst van de klacht binnen een week na ontvangst.
2. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens:
   a) de datum waarop de klacht is ontvangen;
   b) de naam en het telefoonnummer van de klachtbehandelaar;
   c) een omschrijving van de klacht;
   d) de procedure van hoor en wederhoor;
   e) deze klachtregeling.

Artikel 6

1. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
2. De voorzitter van de IC Rijk treedt op als klachtenfunctionaris en behandelt klachten over mensen die werken onder de verantwoordelijkheid van de IC Rijk en die geen lid zijn van de IC Rijk. De klachtenfunctionaris kan zich laten bijstaan.
3. Als de IC Rijk dit noodzakelijk vindt of als de klacht gaat over het gedrag van de voorzitter of de leden van de IC Rijk, kan de IC Rijk bepalen dat de behandeling van een klacht wordt uitgevoerd door een onafhankelijke klachtenfunctionaris zoals beschreven in hoofdstuk drie van deze klachtenregeling.

Artikel 7

1. De klachtenfunctionaris beslist binnen uiterlijk twee weken na ontvangst van de schriftelijke klacht of de klacht ontvankelijk is. Als een klacht niet-ontvankelijk is, is de IC Rijk niet verplicht de klacht in behandeling te nemen.
2. Een klacht is niet-ontvankelijk als:

   a) eenduidig vaststaat dat niet de IC Rijk, dan wel iemand die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de IC Rijk, onderwerp van de klacht is maar een derde partij;

   b) de klacht betrekking heeft op een gedraging die reeds eerder met inachtneming van de bij de IC Rijk geldende klachtenregeling is behandeld;

   c) de klacht betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;

   d) het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

   e) de klacht betrekking heeft op een gedraging die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere instantie dan wel een rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest;

   f) ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, of als het gedrag deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is;

   g) de klacht niet de elementen bevat zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, waarbij de klager gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad de klacht aan te vullen.

3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht, schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 8

Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van de klacht en van de daarbij meegezonden stukken gestuurd.

Artikel 9

1. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid een mondelinge toelichting te geven op de klacht. Naar het oordeel van de klachtenfunctionaris gebeurt dit al dan niet in elkaars aanwezigheid. In overleg met betrokkene kan het horen telefonisch of via een video-verbinding plaatsvinden.
2. Zowel klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, heeft recht op inzage in alle stukken die betrekking hebben op de klacht. Op verzoek kunnen zowel de klager als degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft kosteloos afschriften van deze stukken krijgen.
3. Van het horen van klager en degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, kan worden afgezien als de klacht kennelijk ongegrond is of als betrokkenen hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
4. Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt toegestuurd aan degene die is gehoord. Deze kan desgewenst binnen een termijn van een week een reactie geven op het verslag.

Artikel 10

1. De IC Rijk handelt de klacht af binnen zes weken of – als hoofdstuk 3 van toepassing is – binnen tien weken na ontvankelijkheidsverklaring van de klacht.
2. Als de in lid 1 genoemde termijn niet wordt gehaald, stelt de klachtenfunctionaris klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft hiervan schriftelijk op de hoogte onder vermelding van de reden van vertraging in de klachtbehandeling en de nieuwe (redelijke) termijn waarbinnen het advies over de klacht wordt uitgebracht.

Artikel 11

1. Als de klager of degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft niet voldoet aan het verzoek van de klachtenfunctionaris om te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken te overleggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt de klachtenfunctionaris de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.
2. De klachtenfunctionaris stelt klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel over het gedrag waarover geklaagd wordt en de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.
3. De klachtenfunctionaris streeft in eerste instantie naar een minnelijke schikking tussen de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
4. De klachtenfunctionaris kan een klacht gegrond, deels gegrond of ongegrond verklaren. Een gegronde of deels gegronde klacht kan de klachtenfunctionaris vergezeld doen gaan van een advies dat gericht is op het treffen van maatregelen om een soortgelijke klacht in de toekomst te voorkomen.

Artikel 12

De IC Rijk zorgt voor registratie van de ingediende schriftelijke klachten en neemt deze op in de jaarlijkse rapportage over de werkzaamheden.

Hoofdstuk 3 Aanvullende bepalingen voor een klachtadviesprocedure

Artikel 13

De in dit hoofdstuk geregelde procedure voor de behandeling van klachten wordt in aanvulling op hoofdstuk 2 gevolgd als de IC Rijk dit besluit.

Artikel 14

1. Bij besluit van de IC Rijk kan een onafhankelijke klachtenfunctionaris worden belast met de behandeling van en de advisering over klachten.
2. De IC Rijk kan deze klachtenfunctionaris alleen in het algemeen instructies geven.

Artikel 15

1. Bij het bericht van ontvangst, bedoeld in artikel 5, wordt vermeld dat een klachtenfunctionaris over de klacht zal adviseren.
2. Het horen van betrokkenen geschiedt door de in artikel 14 bedoelde klachtenfunctionaris.
3. De klachtenfunctionaris beslist over de toepassing van de bepalingen in hoofdstuk 2.
4. De klachtenfunctionaris zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen, aan de IC Rijk.

Artikel 16

Indien de conclusies van de IC Rijk afwijken van het advies, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving bedoeld in artikel 11.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 17

De dossiers die ten behoeve van de klachtbehandeling zijn gevormd, worden gedurende een termijn van één jaar na afdoening van de klacht bewaard. Als een klacht betrekking heeft op een door de IC Rijk uitgevoerd onderzoek gaat de bewaartermijn van één jaar in op de datum dat de IC Rijk haar eindrapport met bevindingen en adviezen uitbrengt aan de hoogste leidinggevende van het organisatieonderdeel waarop de melding betrekking heeft.

Artikel 18

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de voorzitter van de IC Rijk.

Artikel 19

Deze regeling kan worden gewijzigd of ingetrokken door de IC Rijk.

Artikel 20

Deze regeling wordt op verzoek aan belangstellenden ter beschikking gesteld.

Artikel 21

Deze regeling treedt in werking met ingang van 2 maart 2026 en is van kracht voor de duur van de benoeming van de IC Rijk.

Artikel 23

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Klachtenregeling Integriteitscommissie Rijk’.